Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu wewnętrznego - kompleksowego, niezależnego procesu badawczego o charakterze kontrolnym oraz doradczym

ORK.1720.2.2015

Małkinia Górna, dnia 3 lipca 2015r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Nazwa zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego - kompleksowego, niezależnego procesu badawczego o charakterze kontrolnym oraz doradczym, którego cele zostały określone w punkcie III. 

I.    Zamawiający:
Gmina Małkinia Górna
adres siedziby:  ul. Przedszkolna 1
07-320 Małkinia Górna

II. Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), wartość zamówienia nie przekracza 30.000 euro.

III. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa pn. „Przeprowadzenie audytu wewnętrznego o charakterze kontrolnym oraz doradczym w Urzędzie Gminy w Małkini Górnej i w dwóch jednostkach organizacyjnych podległych Urzędowi Gminy Małkinia Górna.”

Audyt wewnętrzny, jako działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie Wójta Gminy Małkinia Górna w realizacji celów i zadań gminy przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, powinien być prowadzony przez usługodawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz przepisami wydanymi na jej podstawie.

Podstawowymi celami audytu będącego przedmiotem niniejszego zamówienia jest:

1) Ocena działalności Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych jemu podległych wg. stanu na dzień 31.12.2014 r. z uwzględnieniem analizy porównawczej na dzień podpisania umowy z Wykonawcą;
2) Uzyskanie obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania Urzędu oraz jednostek jemu podległych pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności a także przejrzystości i jawności;
3) Usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek podległych,
4) Zbadanie i przedstawienie rekomendacji w zakresie form działalności Urzędu z uwzględnieniem jej formy własności, posiadanego potencjału personalnego, organizacyjnego i finansowego,
5) Wskazanie mocnych i słabych stron działalności Urzędu oraz jednostek jemu podległych, ewentualnych ryzyk oraz wydanie rekomendacji dotyczących zarządzania  i procesami zarządczymi w w/w,

W ramach audytu Wykonawca z uwzględnieniem celów opisanych powyżej w szczególności zobowiązany jest:

1.Dokonać analizy podstawowych regulacji zewnętrznych i wewnętrznych związanych z powstaniem oraz działalnością statutową Urzędu i jednostek podległych.

2. Dokonać celowości środków wydatkowanych w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych

3. Dokonać analizy procesów zarządzania Urzędem (planowanie, budżetowanie, sprawozdawczość, podział kompetencji, zarządzanie zasobami ludzkimi), pod kątem należytego zabezpieczenia interesów Urzędu Gminy, przez zweryfikowanie stosowanych metod, procedur, narzędzi i praktyk w zakresie zarządzania, w szczególności projektami inwestycyjnymi wynikającymi z polityki infrastrukturalnej Urzędu Gminy Małkinia Górna,

Efektem analizy procesów winno być stworzenie mapy procesów obecnych i w strukturze zalecanej.

4. Dokonać analizy zasobów Urzędu oraz jednostek jemu podległych w postaci:

a) zasobów kadrowych - liczba, stan faktyczny w podziale na główne obszary funkcjonalne działalności komórek organizacyjnych, dobór kadr, rozwój personelu, posiadane kompetencje i doświadczenie pracowników, przypisanie zakresów czynności pracownikom w poszczególnych komórkach organizacyjnych,

b) zasobów administracyjnych - (nieruchomości, wyposażenie, infrastruktura)

5. Dokonać weryfikacji przestrzegania wymagań dotyczących realizacji, monitoringu, raportowania działań  w związku z realizacją inwestycji, a także wskazać zagrożenia z nim związane.

6. Analiza dokonana przez Wykonawcę powinna być przeprowadzona w odniesieniu do obecnej sytuacji  oraz obecnego stanu prawnego jak i stanu prawnego obowiązującego na moment zawierania umów lub podejmowania decyzji na podstawie materiałów przekazanych przez Zamawiającego oraz informacji zdobytych w drodze wywiadów przeprowadzonych przez Wykonawcę z osobami uczestniczącymi w realizacji poszczególnych procesów.

8.Wykonawca sporządzi raport z wszystkich audytowanych obszarów:

1) W raporcie tym powinna być zawarta identyfikacja stwierdzonych nieprawidłowości oraz - o ile zostaną zidentyfikowane - projekt stosownych rozwiązań usprawniających procesy i eliminujących zagrożenia.

2) Raport zawierać będzie również wytyczne dla nowej strategii. Raport powinien być sporządzony w 3 (trzech) egzemplarzach w wersji papierowej (+ 1 egzemplarz w formie elektronicznej, zabezpieczony przed możliwością wprowadzania zmian) w języku polskim. Raport ten winien być podpisany przez audytorów i osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.

3) W zakresie treściowym i merytorycznym raport winien zawierać wyniki analiz , ocen i rekomendacji we wszystkich badanych obszarach, szczegółowo opisanych powyżej w szczególności w pkt. 1 - 6.

Termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia 30 września 2015 roku.

Audyt będzie prowadzony na podstawie upoważnienia wydanego przez Zamawiającego.

IV. Wymagania Zamawiającego:
1)    Usługodawcą może być osoba fizyczna lub podmiot, o którym mowa w art. 279 ust.1 ustawy o finansach publicznych;
2)    Wymagania dodatkowe dla osób fizycznych lub podmiotów składających ofertę:
a) co najmniej 2 - letnie doświadczenie w pracy w zawodzie audytora wewnętrznego,
b) znajomość zasad prowadzenia audytu w jednostkach sektora finansów publicznych,
c) znajomość przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy Prawo zamówień   publicznych,
d) znajomość rachunkowości budżetowej,
e) znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej;
3)Wymienione wyżej warunki spełniać muszą osoby fizyczne ubiegające się bezpośrednio o zlecenie usługi, a w przypadku podmiotów warunki te spełniać musi co najmniej jedna z osób zatrudnionych w danym podmiocie na podstawie umowy o pracę.

V. Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań Zamawiającego:
W przypadku podmiotów, o których mowa w art. 279 ust. 1 pkt 3 ustawy o finansach publicznych, dokumenty, o  których mowa w pkt. 2 lit c - e, powinny dotyczyć osób wyznaczonych do prowadzenia audytu w ramach oferty.
1.    Oferta na prowadzenie audytu wewnętrznego powinna zawierać:
a) dane dotyczące Wykonawcy (nazwę, siedzibę, REGON, NIP oraz nr telefonu, e-mail);
b) kwotę należności za przeprowadzenie audytu;
c) w przypadku podmiotów, o których mowa w art. 279 ust. 1 pkt 3 ustawy, wskazanie osoby/osób wyznaczonej/wyznaczonych do prowadzenia audytu w ramach oferty;
d) oświadczenia o spełnieniu warunków, o których mowa w art. 286 ust. 1 pkt 1 - 3 ustawy
o finansach publicznych;
e) kopie poświadczonych „za zgodność z oryginałem” dokumentów potwierdzających posiadanie wyższego wykształcenia (art. 286 ust. 1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych) oraz posiadanie kwalifikacji do przeprowadzenia audytu wewnętrznego (art. 286 ust.1 pkt. 5 ustawy o finansach publicznych);
f) potwierdzone „za zgodność z oryginałem” kserokopie dokumentów potwierdzających znajomość zasad prowadzenia audytu w jednostkach sektora finansów publicznych, rachunkowości budżetowej, zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz znajomość ustawy o finansach publicznych i ustawy Prawo zamówień publicznych, np. oświadczenia, referencje, rekomendacje itd.;
g) zgodę osób fizycznych, o których mowa w art. 23 ust 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (j. t. Dz. U z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.) na przetwarzanie danych osobowych.
2.    Oferta powinna być podpisana, a kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność
z oryginałem” przez osoby upoważnione.

VI.  Kryterium wyboru:  cena – 100%.

VII. Forma wynagrodzenia: ryczałtowe

VIII. Poniższą ofertę należy:
1) Złożyć w formie pisemnej na załączonym „Formularzu Oferty” wraz z wymaganymi dokumentami do dnia. 15 lipca 2015 r.

Miejsce złożenia oferty:
Urząd Gminy Małkinia Górna
ul. Przedszkolna 1
07-320 Małkinia Górna

2) Oferty należy  zapakować w kopertę, zaadresowaną na adres Zamawiającego
i opisać: „Oferta cenowa na prowadzenie audytu wewnętrznego”
3) Kryterium decydującym o wyborze oferty jest cena – przy założeniu, że wykonawca złoży ofertę spełniającą wszystkie warunki formalne i niezbędne wymagania określone przez zamawiającego oraz przepisy ustawy o finansach publicznych.
4) Oferty cenowe otrzymane przez Zamawiającego po terminie nie zostaną uwzględnione.
5) Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana.
6) Wynik wyboru oferty opublikowany zostanie na stronie internetowej Urzędu.
 

Wójt Gminy     
mgr Bożena Kordek

Załączniki:
1. Formularz oferty  – załącznik nr 1