Zapytanie ofertowe na zakup kompleksowej usługi organizacji dwóch jednodniowych wyjazdów edukacyjnych.

Małkinia Górna, dn. 19 lutego 2015 r.

ZOSZiPO.360.2.2015

Zapytanie ofertowe

na zakup kompleksowej usługi organizacji dwóch jednodniowych wyjazdów edukacyjnych dla uczestników projektu p.n. Wyrównanie szans edukacyjnych uczniów poprzez dodatkowe zajęcia rozwijające kompetencje kluczowe – „Moja przyszłość”, współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego oraz z budżetu Samorządu Województwa Mazowieckiego w ramach Poddziałania 9.1.2 Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013.

I. Zamawiający:

Gmina Małkinia Górna, ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna

tel.: 29 64 48 000, fax: 29 74 55 118,  www.malkiniagorna.pl, e-mail: poczta@malkiniagorna.pl

II. Wartość zamówienia:

1. Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 30.000 euro. Do niniejszego postępowania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (art. 4 pkt 8 ustawy).
2. Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.

III. Opis przedmiotu zamówienia:

1. W związku z realizacją projektu „Wyrównanie szans edukacyjnych uczniów poprzez dodatkowe zajęcia rozwijające kompetencje kluczowe – „Moja przyszłość” Gmina Małkinia Górna zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty wraz z wyceną całkowitego kosztu organizacji dwóch 1 - dniowych wycieczek edukacyjnych, dla każdej z podanych niżej grup młodzieży szkolnej:
   1. 54 uczestników, w tym 48 uczniów i uczennic z trzech szkół gimnazjalnych (kl. III i II,      po 16 osób z każdej szkoły) oraz 6 opiekunów:

- Narodowe Centrum Badań Jądrowych w Świerku – 2 kwietnia 2015 r. (rezerwacja wykonana przez Zamawiającego na godz. 10.30), w tym w podziale na 2 grupy przeprowadzenie lekcji w reaktorze (ok. 1,5 godz.) oraz wykładu z pokazami pt. „Promieniotwórczość, promieniowanie α, β, γ” (ok. 45 minut).

- dodatkowe atrakcje (zwiedzanie, warsztaty) według uznania Wykonawcy w Warszawie bądź okolicach (poza zwiedzaniem Muzeum Powstania Warszawskiego).

2. 72 uczestników, w tym 64 uczniów i uczennic z czterech szkół podstawowych (kl. VI i V, po 16 osób z każdej szkoły) oraz 8 opiekunów:

                            - Białowieski Park Narodowy – 7 kwietnia 2015 r. (rezerwacje wykonane przez Zamawiającego – Rezerwat Pokazowy Żubrów na godz. 11:00 (ok. 1,5 godz.) - zwiedzanie z 1 przewodnikiem; Muzeum Przyrodniczo-Leśne na godz. 12:30 (ok. 1,5 godz.) – w podziale na 3 grupy – każda grupa z przewodnikiem).

- dodatkowe atrakcje (zwiedzanie, warsztaty) według uznania Wykonawcy w Białowieży, okolicach bądź na trasie dojazdu.

2. Wykonawca ma obowiązek odebrać uczestników spod szkoły, do której uczęszczają, tj.:
   1. Szkoła Podstawowa nr 1 im. Marii Skłodowskie Curie w Małkini Górnej, ul. Ostrowska 58, Szkoła Podstawowa nr 2 im. Fryderyka Chopina w Małkini Górnej, ul. Leśna 15,

Szkoła Podstawowa w Prostyni, Prostyń 60,

Szkoła Podstawowa im. Kardynała Stefana Wyszyńskiego w Kiełczewie, Kiełczew, ul. Prymasa Tysiąclecia 49,

2. Publiczne Gimnazjum nr 1 w Małkini Górnej, ul. Ostrowska 58,

Publiczne Gimnazjum nr 2 im. Marszałka Józefa Piłsudskiego, ul. Leśna 15,

Publiczne Gimnazjum w Prostyni, Prostyń 60.

i odwieźć w to samo miejsce po zakończeniu wyjazdu.

3. Wyjazdy mają mieć miejsce nie wcześniej niż o godz. 8.00, a powroty nie później niż o godz. 20.00.
4. Koszt całkowity brutto 2 zorganizowanych wyjazdów edukacyjnych powinien zawierać koszty:
   1. biletów lub opłat za pokazy, prezentacje, lekcje muzealne a także przewodników po miejscach zwiedzania, jeśli takie są wymagane w tych miejscach;
   2. przejazdu autokarowego;
   3. wyżywienia uczestników;
   4. koszty opiekunów;
   5. ubezpieczenie uczestników.
5. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia kompetentnego pilota na całej trasie wycieczki oraz opieki miejscowych przewodników w trakcie zwiedzania obiektów, zgodnie z programem wycieczki.
6. Złożona przez Wykonawcę oferta w cenie całkowitej powinna zawierać:

1. ogólny program wyjazdu każdej z wycieczek, z uwzględnieniem celu wyjazdu, jakim jest rozbudzenie zainteresowań uczestników naukami matematyczno-przyrodniczymi, nauką języka angielskiego oraz karierą zawodową (np. studia na wyższych uczelniach) – do akceptacji Zamawiającego; Program powinien być atrakcyjny i dostosowany do wieku uczestników. 
2. koszt biletów lub opłat za pokazy, prezentacje, lekcje muzealne a także przewodników po miejscach zwiedzania, jeśli takie są wymagane w tych miejscach.
3. koszt gorących posiłków dla każdego uczestnika wyjazdu zgodnie ze wskazaną gramaturą - czyli w ilościach nie mniejszych niż (wybór potraw ma charakter wyłącznie przykładowy/poglądowy): zupa (250 g), drugie danie: danie mięsne lub porcja mięsa / danie bezmięsne lub porcja ryby (150 g.), ziemniaki /ryż/ kasza / kluski / makaron (150 g.), sałatka / surówka (150 g.); napój (250 ml);
4. koszt zatrudnienia dla każdej grupy 16-osobowej co najmniej dwóch dorosłych osób do opieki nad dziećmi, w tym co najmniej jeden powinien posiadać wykształcenie pedagogiczne;
5. koszt ubezpieczenia wszystkich uczestników wycieczki co najmniej w następującym zakresie: koszty leczenia i/lub assistance (suma ubezpieczenia 2 000,00 zł), NW (suma ubezpieczenia 10 000,00 zł), OC osób fizycznych (20 000,00 zł);
6. koszt transportu uczestników autokarem sprawnym technicznie, w tym wszystkie opłaty drogowe i parkingowe, przewoźnik powinien posiadać doświadczenie w świadczeniu podobnych usług.

7. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.
8. Z Wykonawcą zostanie zawarta umowa według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do niniejszego zapytania ofertowego.
9. Wymagamy od Wykonawcy doświadczenia w organizowaniu tego typu imprez.

IV.  Termin wykonania zamówienia:

Wyjazdy powinny się odbyć w okresach:

1. pierwszy wyjazd w grupie szkół gimnazjalnych 2 kwietnia 2015 r. (Zamawiający dokonał rezerwacji na godz. 10:30)
2. drugi wyjazd w grupie szkół podstawowych 7 kwietnia  2015 r.,  (Zamawiający dokonał rezerwacji na godz. 11:00 – 12:30 oraz 12:30 – 14:00);

V. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy:

1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania,
2. posiadają wiedzę i doświadczenie,
3. dysponują odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami zdolnymi do wykonania zamówienia,
4. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zabezpieczającej wykonanie zamówienia.

VI. Wykaz oświadczeń lub dokumentów, jakie mają dostarczyć Wykonawcy w celu potwierdzenia spełniania warunków udziału w postępowaniu:

1. Aktualny odpis z KRS (ważny 6 miesięcy) lub wypis z rejestru Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej Rzeczypospolitej Polskiej;
2. Referencje - Wykonawca zobowiązany jest wykazać się doświadczeniem w wykonaniu (zakończeniu) w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, co najmniej jednej usługi odpowiadającej swoim rodzajem usługom stanowiącym przedmiot zamówienia.

VII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami oraz przekazywania oświadczeń lub dokumentów, a także wskazanie osób uprawnionych do porozumiewania się               z Wykonawcami:

1. Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Strony mogą przekazywać sobie faksem, za pomocą poczty elektronicznej, z zastrzeżeniem, że oferta Wykonawcy pod rygorem nieważności musi być złożona na piśmie.
2. Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest Danuta Włodarczyk, tel. 29 644-87-95, e-mail: zoszipo@malkiniagorna.pl
3. Każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania przekazanych faxem lub drogą elektroniczną oświadczeń, wniosków zawiadomień, informacji, itp.
4. Przed upływem terminu składania ofert Zamawiający może zmodyfikować treść zapytania ofertowego.
5. Dokonaną modyfikację Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którzy otrzymali zapytanie ofertowe oraz zamieści na stronie internetowej. Wszystkie zamiany dokonane przez Zamawiającego stają się wiążące dla Wykonawców.
6. Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli w wyniku modyfikacji treści zapytania ofertowego niezbędny jest czas na wprowadzenie zmian w ofertach, o czym zostaną powiadomieni wszyscy Wykonawcy, którym przekazano zapytanie ofertowe oraz informacja zostanie zamieszczona na stronie internetowej Zamawiającego.

VIII. Opis sposobu przygotowywania oferty:

1. Oferta powinna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego oraz podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji Wykonawcy.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w której może być zaproponowana tylko jedna cena.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim. Wszelkie dokumenty składane w trakcie postępowania sporządzone w języku obcym należy składać wraz z tłumaczeniem na język polski.
4. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem przez Wykonawcę.
5. Wszelkie miejsca w ofercie, w których Wykonawca naniósł poprawki lub zmiany wpisanej przez siebie treści muszą być parafowane przez Wykonawcę.
6. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert, bez przeprowadzania ich ponownej oceny.
7. Zamawiający może nie wyłonić żadnego Wykonawcy w przypadku, gdy żadna ze złożonych ofert nie odpowiada warunkom określonym przez Zamawiającego.
8. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
9. Zamawiający może wezwać Wykonawcę w wyznaczonym terminie do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty.

IX. Miejsce oraz termin składania ofert

1. Ofertę należy dostarczyć do siedziby Zamawiającego, tj. Gmina Małkinia Górna, ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, pok. 13.
2. Termin składania ofert upływa dnia 3 marca 2015 r. godz. 14.00 – liczy się data wpływu do Zamawiającego. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Wykonawca może złożyć tylko 1 ofertę, ponosząc koszty jej przygotowania i złożenia.
4. Ofertę należy złożyć pod rygorem nieważności w formie pisemnej w zamkniętej kopercie, gwarantującej zachowanie poufności i jej nienaruszalności do terminu otwarcia ofert.
5. Zamawiający nie dopuszcza złożenia oferty w formie elektronicznej.
6. Koperta powinna zostać oznakowana w następujący sposób:

7. Wykonawca może przed terminem do składania ofert, zmienić lub wycofać złożoną przez siebie ofertę pod warunkiem, że Zamawiający otrzyma pisemne powiadomienie  o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty przed upływem wyznaczonym do składnia ofert
8. Powiadomienie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu oferty musi być oznaczone zgodnie z pkt 7 oraz dodatkowo opisane zmiana lub wycofanie.
9. Wykonawca nie może wprowadzić jakichkolwiek zmian w treści złożonej oferty po upływie terminu składania ofert.

X.  Kryteria oceny ofert

1. cena – 60%
2. atrakcyjność usługi – 40%

Ocena ofert odbędzie się według następujących wzorów:

          Cn                         

Pc = ------- x 60

          Cb

          liczba punktów oferty badanej (w skali od 1 do 10)

Pa =   ----------------------------------------------------------------  x 40

                                               10  

Gdzie:

Pc – punkty uzyskane w kryterium ceny                  

Cb – cena oferty badanej                                          

Cn – cena brutto z oferty o najniższej cenie

Pa – punkty uzyskane w kryterium atrakcyjność usługi

Ocena ofert będzie się odbywać w dwóch etapach. I etap – cena, II etap – atrakcyjność usługi, przechodzą  do niego tylko te oferty, których cena nie przekracza kwoty jaką dysponuje Zamawiający w ramach projektu. Oferty z ceną, która przewyższy kwotę określoną w budżecie projektu nie będą rozpatrywane pod względem atrakcyjności.

XI.  Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty w celu zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego;

Umowa zostanie zawarta z Wykonawcą w terminie do 7 dni od dnia jego wyboru.

XII. Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawieranej umowy  w sprawie zamówienia publicznego, ogólne warunki umowy albo wzór umowy, jeżeli Zamawiający wymaga od Wykonawcy, aby zawarł z nim umowę w sprawie zamówienia publicznego na takich warunkach

Wzór umowy zawiera załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

Pełna treść zapytania ofertowego

Załącznik nr 2 do zapytania ofertowego