Zapytanie ofertowe na przeprowadzenie audytu wewnętrznego o charakterze kontrolnym oraz doradczym w Urzędzie Gminy
ORK.1720.2.2015
ZAPYTANIE OFERTOWE
Nazwa zamówienia:
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest przeprowadzenie audytu wewnętrznego - kompleksowego, niezależnego procesu badawczego o charakterze kontrolnym oraz doradczym, którego cele zostały określone w punkcie III.
Zamawiający:
Gmina Małkinia Górna
adres siedziby: ul. Przedszkolna 1
07-320 Małkinia Górna
II. Tryb udzielenia zamówienia:
Postępowanie nie jest prowadzone w oparciu o ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), wartość zamówienia nie przekracza 30 000 euro.
III. Opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest usługa pn. „Przeprowadzenie audytu wewnętrznego o charakterze kontrolnym oraz doradczym w Urzędzie Gminy w Małkini Górnej i w dwóch jednostkach organizacyjnych podległych Urzędowi Gminy w Małkini Górnej.”
Audyt wewnętrzny, jako działalność niezależna i obiektywna, której celem jest wspieranie Wójta Gminy Małkinia Górna w realizacji celów i zadań gminy przez systematyczną ocenę kontroli zarządczej oraz czynności doradcze, powinien być prowadzony przez usługodawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 885 z późn. zm.) oraz przepisami wydanymi na jej podstawie.
Podstawowymi celami audytu będącego przedmiotem niniejszego zamówienia jest:
- ocena działalności Urzędu Gminy oraz jednostek organizacyjnych jemu podległych według stanu na dzień 31.12.2014 r. z uwzględnieniem analizy porównawczej na dzień podpisania umowy z Wykonawcą;
- uzyskanie obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania Urzędu oraz jednostek jemu podległych pod względem legalności, gospodarności, celowości, rzetelności a także przejrzystości i jawności;
- usprawnienie funkcjonowania Urzędu i jednostek podległych,
- zbadanie i przedstawienie rekomendacji w zakresie form działalności Urzędu z uwzględnieniem jej formy własności, posiadanego potencjału personalnego, organizacyjnego i finansowego,
- wskazanie mocnych i słabych stron działalności Urzędu oraz jednostek jemu podległych, ewentualnych ryzyk oraz wydanie rekomendacji dotyczących zarządzania i procesami zarządczymi w w/w.
W ramach audytu Wykonawca, z uwzględnieniem celów opisanych powyżej, w szczególności zobowiązany jest:
- dokonać analizy podstawowych regulacji zewnętrznych i wewnętrznych związanych z powstaniem oraz działalnością statutową Urzędu i jednostek podległych,
- dokonać celowości środków wydatkowanych w Urzędzie Gminy i jednostkach podległych,
- dokonać analizy procesów zarządzania Urzędem (planowanie, budżetowanie, sprawozdawczość, podział kompetencji, zarządzanie zasobami ludzkimi), pod kątem należytego zabezpieczenia interesów Urzędu Gminy, przez zweryfikowanie stosowanych metod, procedur, narzędzi i praktyk w zakresie zarządzania, w szczególności projektami inwestycyjnymi wynikającymi z polityki infrastrukturalnej Urzędu Gminy Małkinia Górna,
Efektem analizy procesów winno być stworzenie mapy procesów obecnych i w strukturze zalecanej,
- dokonać analizy zasobów Urzędu oraz jednostek jemu podległych w postaci:
- zasobów kadrowych - liczba, stan faktyczny w podziale na główne obszary funkcjonalne działalności komórek organizacyjnych, dobór kadr, rozwój personelu, posiadane kompetencje i doświadczenie pracowników, przypisanie zakresów czynności pracownikom w poszczególnych komórkach organizacyjnych,
- zasobów administracyjnych (nieruchomości, wyposażenie, infrastruktura),
- dokonać weryfikacji przestrzegania wymagań dotyczących realizacji, monitoringu, raportowania działań w związku z realizacją inwestycji, a także wskazać zagrożenia z nim związane,
- analiza dokonana przez Wykonawcę powinna być przeprowadzona w odniesieniu do obecnej sytuacji oraz obecnego stanu prawnego jak i stanu prawnego obowiązującego na moment zawierania umów lub podejmowania decyzji na podstawie materiałów przekazanych przez Zamawiającego oraz informacji zdobytych w drodze wywiadów przeprowadzonych przez Wykonawcę z osobami uczestniczącymi w realizacji poszczególnych procesów,
- wykonawca sporządzi raport z wszystkich audytowanych obszarów:
- w raporcie tym powinna być zawarta identyfikacja stwierdzonych nieprawidłowości oraz - o ile zostaną zidentyfikowane - projekt stosownych rozwiązań usprawniających procesy i eliminujących zagrożenia.
- raport zawierać będzie również wytyczne dla nowej strategii. Raport powinien być sporządzony w 3 (trzech) egzemplarzach w wersji papierowej (+ 1 egzemplarz w formie elektronicznej, zabezpieczony przed możliwością wprowadzania zmian) w języku polskim. Raport ten winien być podpisany przez audytorów i osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy.
- w zakresie treściowym i merytorycznym raport winien zawierać wyniki analiz , ocen i rekomendacji we wszystkich badanych obszarach, szczegółowo opisanych powyżej w szczególności w pkt. 1 - 6.
Termin realizacji zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia 18 grudnia 2015 r.
Audyt będzie prowadzony na podstawie upoważnienia wydanego przez Zamawiającego.
IV. Wymagania Zamawiającego:
- usługodawcą może być osoba fizyczna lub podmiot, o którym mowa w art. 279 ust. 1 ustawy o finansach publicznych;
- wymagania dodatkowe dla osób fizycznych lub podmiotów składających ofertę:
a) co najmniej 2 - letnie doświadczenie w pracy w zawodzie audytora wewnętrznego,
b) znajomość zasad prowadzenia audytu w jednostkach sektora finansów publicznych,
c) znajomość przepisów ustawy o finansach publicznych i ustawy Prawo zamówień publicznych,
d) znajomość rachunkowości budżetowej,
e) znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej;
3) wymienione wyżej warunki spełniać muszą osoby fizyczne ubiegające się bezpośrednio o zlecenie usługi, a w przypadku podmiotów warunki te spełniać musi co najmniej jedna z osób zatrudnionych w danym podmiocie na podstawie umowy o pracę.
V. Dokumenty potwierdzające spełnienie wymagań Zamawiającego:
1) Oferta na prowadzenie audytu wewnętrznego powinna zawierać:
- dane dotyczące Wykonawcy (nazwę, siedzibę, REGON, NIP oraz nr telefonu, e-mail);
- kwotę należności za przeprowadzenie audytu;
- w przypadku podmiotów, o których mowa w art. 279 ust. 1 pkt 3 ustawy, wskazanie osoby/osób wyznaczonej/wyznaczonych do prowadzenia audytu w ramach oferty;
-
oświadczenia o spełnieniu warunków, o których mowa w art. 286 ust. 1 pkt 1 - 3 ustawy
o finansach publicznych; - kopie poświadczonych „za zgodność z oryginałem” dokumentów potwierdzających posiadanie wyższego wykształcenia (art. 286 ust. 1 pkt 4 ustawy o finansach publicznych) oraz posiadanie kwalifikacji do przeprowadzenia audytu wewnętrznego (art. 286 ust.1 pkt. 5 ustawy o finansach publicznych);
- potwierdzone „za zgodność z oryginałem” kserokopie dokumentów potwierdzających znajomość zasad prowadzenia audytu w jednostkach sektora finansów publicznych, rachunkowości budżetowej, zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz znajomość ustawy o finansach publicznych i ustawy Prawo zamówień publicznych, np. oświadczenia, referencje, rekomendacje itd.;
-
zgodę osób fizycznych, o których mowa w art. 23 ust 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r.
o ochronie danych osobowych (j. t. Dz. U z 2014 r., poz. 1182 z późn. zm.) na przetwarzanie danych osobowych.
2) Oferta powinna być podpisana, a kserokopie dokumentów potwierdzone „za zgodność z oryginałem” przez osoby upoważnione.
VI. Kryterium wyboru: cena – 100%.
VII. Forma wynagrodzenia: ryczałtowe
VIII. Poniższą ofertę należy:
- złożyć w formie pisemnej na załączonym formularzu oferty wraz z wymaganymi dokumentami do dnia 28 października 2015 r.
Miejsce złożenia oferty:
Urząd Gminy w Małkini Górnej
ul. Przedszkolna 1
07-320 Małkinia Górna
- oferty należy zapakować w kopertę, zaadresowaną na adres Zamawiającego i opisać: „Oferta cenowa na prowadzenie audytu wewnętrznego”,
- kryterium decydującym o wyborze oferty jest cena – przy założeniu, że wykonawca złoży ofertę spełniającą wszystkie warunki formalne i niezbędne wymagania określone przez zamawiającego oraz przepisy ustawy o finansach publicznych.
- Oferty cenowe otrzymane przez Zamawiającego po terminie nie zostaną uwzględnione.
- Zamawiający zawrze umowę z Wykonawcą, którego oferta zostanie wybrana.
- Wynik wyboru oferty opublikowany zostanie na stronie internetowej Urzędu.
Wójt Gminy
mgr Bożena Kordek
Załączniki:
1. Formularz oferty
Wyjaśnienia treści zapytania ofertowego
Przedłużenie terminu składania ofert na audyt
Zmiana treści zapytania o audyt
