Zapytanie ofertowe na dowóz uczniów niepełnosprawnych z gminy Małkinia Górna w roku szkolnym 2018/2019

I. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Małkinia Górna, ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna

tel.: (29) 644 80 00, faks: (29) 74 55 118,  www.malkiniagorna.pl, e-mail: poczta@malkiniagorna.pl

II. WARTOŚĆ ZAMÓWIENIA:

1.      Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 30.000 euro. Do niniejszego postępowania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (art. 4 pkt 8 ustawy).

2.      Niniejsze zapytanie ofertowe nie stanowi oferty zawarcia umowy w rozumieniu przepisów Kodeksu Cywilnego.

III. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Przedmiotem zamówienia jest dowóz dziewięciorga uczniów niepełnosprawnych do:

1. Zespołu Szkół Specjalnych w Starym Lubiejewie, powiat ostrowski (8 uczniów),
2. Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Długoborzu Pierwszym 5, powiat zambrowski (1 uczeń na wózku inwalidzkim)

wraz z opiekunem (lub większej ilości uczniów w zależności od potrzeb Zamawiającego) w roku szkolnym 2018/2019.

Dowóz dziewięciorga uczniów niepełnosprawnych oraz opiekuna będzie się odbywać w dni nauki szkolnej z miejsca zamieszkania uczniów tj. z miejscowości: Małkinia Górna ul. Leśna, Małkinia Górna ul. Jana Pawła II, Kiełczew ul. Wiejska, Prostyń, Treblinka, Małkinia Górna ul. Brokowska, Błędnica oraz odwóz dziewięciorga uczniów i ich opiekuna (lub większej ilości w zależności od potrzeb Zamawiającego) do domów po zakończonych zajęciach szkolnych.

2. Sposób realizacji zamówienia:

1. Dowóz będzie się odbywał w czasie od 3 września 2018 r. do 21 czerwca 2019 r. we wszystkie dni nauki szkolnej, w godzinach ustalonych zgodnie z planem zajęć w szkołach. Rano dowiezienie ośmiorga uczniów z opiekunem do Zespołu Szkół Specjalnych w Starym Lubiejewie oraz jednego ucznia do Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Długoborzu Pierwszym.
2. Odwóz dziewięciorga uczniów wraz z opiekunem po skończonych zajęciach szkolnych do domów (lub większej ilości w zależności od potrzeb Zamawiającego).

3. Opiekuna podczas dowozu zabezpiecza Urząd Gminy w Małkini Górnej.
4. Wykonawca zobowiązany jest do pomocy dzieciom niepełnosprawnym podczas wsiadania i wysiadania z pojazdu oraz umieszczenia wózka inwalidzkiego wewnątrz pojazdu.
5. Wykonawca zobowiązany jest do podstawienia odpowiedniego pojazdu sprawnego technicznie, ogrzewanego, posiadającego ważne ubezpieczenie i stosowne badania techniczne, oznakowanego odpowiednimi tablicami świadczącymi o przewozie uczniów.
6. Pojazd musi być dostosowany do bezpiecznego przewozu co najmniej 10 pasażerów tj. 9 uczniów niepełnosprawnych oraz ich opiekuna (lub większej ilości w zależności od potrzeb Zamawiającego)  i jednego wózka inwalidzkiego w postaci niezłożonej o gabarytach: 95 cm x 75 cm x 55 cm.
7. Dowóz dzieci nie będzie realizowany z przyczyn niezależnych od Wykonawcy, po uprzednim jego powiadomieniu przez rodziców uczniów (np. z powodu choroby ucznia, pobytu w ośrodku rehabilitacyjnym, itp.).
8. Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego powiadamiania Zamawiającego w przypadku awarii pojazdu i niezwłocznego zapewnienia zastępczego środka transportu odpowiadającego wymogom określonym w pkt 5 i 6.
9. Zaleca się Wykonawcom przeprowadzenie wizji lokalnej trasy przejazdowej. Wszelkie koszty związane z opracowaniem oferty i zaleconą wizją lokalną ponosi Wykonawca, niezależnie od wyniku zapytania ofertowego.
10. Orientacyjna długość trasy - około 91 km (w jedną stronę) - dziennie (w obie strony) około 182 km.
11. Podana w ofercie cena za 1 kilometr świadczenia usługi musi zawierać wszystkie opłaty drogowe i parkingowe, wynagrodzenie kierowcy łącznie z pochodnymi, koszt ubezpieczenia pojazdu, kierowcy i pasażerów oraz wszystkie możliwe obciążenia.
12. Ceną zamówienia jest całkowite szacunkowe wynagrodzenie Wykonawcy (brutto) za 1 kilometr świadczenia w/w usługi. Wynagrodzenie Wykonawcy będzie zależne od liczby kilometrów faktycznie przejechanych w danym miesiącu w odniesieniu do liczby dni obecności dzieci w placówkach oświatowych, potwierdzone zestawieniem obecności uczniów dowożonych  w danym miesiącu przez opiekuna dowozu.
13. Przez cały okres trwania umowy obowiązuje stała stawka brutto za 1 kilometr świadczenia usługi (zgodnie ze złożoną ofertą).
14. Zamawiający zastrzega sobie możliwość skrócenia lub wydłużenia trasy z przyczyn, których nie mógł przewidzieć w czasie ogłaszania niniejszego zapytania ofertowego.
15. Zamawiający zastrzega sobie również możliwość zwiększenia lub zmniejszenia liczby przewożonych uczniów, jeżeli zajdzie taka potrzeba w trakcie trwania roku szkolnego oraz odpowiednio wydłużenia lub skrócenia trasy o dodatkową szkołę, do której ci uczniowie będą uczęszczać. Jeżeli zajdzie potrzeba dowozu kolejnego ucznia, którego miejsce zamieszkania i szkoła znajduje się na trasie przejazdu (nie wpłynie to na zwiększenie kilometrów), wynagrodzenie Wykonawcy nie ulegnie zmianie. Wszelkie zmiany będą wprowadzane po wcześniejszym sporządzeniu i podpisaniu odpowiedniego aneksu do umowy, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego. Niepodpisanie aneksu przez Wykonawcę jest równoznaczne z odstąpieniem od umowy z winy Wykonawcy.
16. Zamawiający zastrzega, iż zwiększenie lub zmniejszenie liczby przewożonych uczniów nie wpływa na zmianę stawki brutto za 1 kilometr świadczenia usługi.

IV. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Dowóz uczniów będzie się odbywał w okresie od 3 września 2018 r. do 21 czerwca 2019 r.

V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

1. Każdy Wykonawca może złożyć w prowadzonym postępowaniu tylko 1 ofertę.
2. Oferta musi być przygotowana na piśmie w języku polskim, pismem czytelnym.
3. Oferta powinna być sporządzona zgodnie z przedstawionym przez Zamawiającego załącznikiem nr 1 i zawierać wszystkie informacje, dokumenty i załączniki, o których mowa w treści niniejszego zapytania.
4. Oferta oraz wszystkie załączniki wymagają podpisu osób uprawnionych do reprezentowania przedsiębiorstwa w obrocie prawnym, zgodnie z aktem rejestracyjnym, wymaganiami ustawowymi oraz przepisami prawa, przy czym podpis lub podpisy muszą być czytelne lub opisane pieczątkami imiennymi.
5. Jeżeli oferta i załączniki zostaną podpisane przez upoważnionego przedstawiciela Wykonawcy, należy dołączyć właściwe umocowanie prawne (w formie oryginału lub odpisu potwierdzonego notarialnie).
6. Ofertę w 1 egzemplarzu jako oryginał należy złożyć w nieprzejrzystej kopercie, zabezpieczonej przed możliwością bezśladowego otworzenia. Na kopercie musi się znajdować:

a) adres Zamawiającego:

„Urząd Gminy Małkinia Górna

ul. Przedszkolna 1

07-320 Małkinia Górna”

b) numer sprawy:                             

„OAS.271.1.2018”

c) temat zamówienia z adnotacją:

„Dowóz uczniów niepełnosprawnych z gminy Małkinia Górna w roku szkolnym 2018/2019”

Nie otwierać przed 09.08.2018 r., godz. 10.00

7. Wszystkie strony oferty powinny być ponumerowane, wszystkie poprawki powinny być dokonane w sposób czytelny, opatrzone parafką osoby podpisującej ofertę.
8. Zawartość oferty:

a) wypełniony formularz oferty, odpowiednio podpisany (załącznik nr 1 do zapytania ofertowego),

b) zaświadczenia i oświadczenia określone w pkt 9 niniejszego zapytania ofertowego.

9. Do oferty należy dołączyć:
   1. Aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania ofert.
   2. Potwierdzenie posiadania uprawnień do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania, w szczególności koncesje, zezwolenia lub licencje.
   3. Informacja na temat doświadczenia - wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, głównych dostaw lub usług w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, wraz                          z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i podmiotów, na rzecz których dostawy lub usługi zostały wykonane, oraz załączeniem dowodów, czy zostały wykonane lub są wykonywane należycie (np. umowy, faktury + uznanie wpływu należnych kwot pieniężnych, referencje, opinie, itp.) od co najmniej 1 odbiorcy.
10. W przypadku niezgodności ceny napisanej cyfrowo i ceny napisanej słowami rozstrzygająca będzie cena z VAT za 1 kilometr świadczenia usługi napisana cyfrowo.
11. Zapłata za wykonanie zamówienia następować będzie w formie bezgotówkowej (przelew bankowy), miesięcznie na podstawie rachunków/faktur VAT (na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w rachunku/fakturze) w terminie do 14 dni od daty złożenia prawidłowo wypełnionego rachunku/faktury przez Wykonawcę.
12. Do rachunku/faktury VAT należy dołączyć miesięczne zestawienie faktycznie przejechanych kilometrów sporządzone przez Wykonawcę wg załącznika do umowy, potwierdzone przez opiekuna dowozu.
13. Wszelkie pytania należy kierować na adres mailowy Zamawiającego poczta@malkiniagorna.pl lub na faks (29) 74 55 118. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami (odpowiedziami) Zamawiający przekaże bez ujawniania źródła zapytania tym Wykonawcom, którym przekazał zapytanie ofertowe oraz zamieści na stronie internetowej.
14. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść zapytania ofertowego. Dokonaną zmianę Zamawiający przekaże niezwłocznie wszystkim Wykonawcom, którym przekazano zapytanie ofertowe oraz zamieści ją, także na stronie internetowej.
15. Wszelkie zamiany treści niniejszego zapytania ofertowego dokonane przez Zamawiającego stają się wiążące dla Wykonawców. Wykonawcy zobowiązani są na bieżąco monitorować stronę internetową Zamawiającego.

VI. MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA ORAZ OTWARCIA OFERT

1. Ofertę należy złożyć w Urzędzie Gminy Małkinia Górna, ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, sekretariat, do dnia 09.08.2018 r. do godziny 10:00.
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość unieważnienia postępowania na każdym jego etapie, bez podania przyczyny.
6. Otwarcie ofert odbędzie się w Urzędzie Gminy Małkinia Górna, ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna, w dniu 09.08.2018 r. o godzinie 10:15.

VII. OCENA OFERT

Zamawiający dokona porównania ofert na podstawie kryterium:

1. Cena brutto za 1 kilometr świadczenia usługi - 90%

     Cena – 90 pkt

Ofercie najkorzystniejszej w danym kryterium przydziela się 90 punktów, pozostałe oferty otrzymują proporcjonalną ilość punktów wg następującego wzoru:

Kw = najniższa cena oferty z ofert podlegających ocenie : cena oferty badanej x 90%

2. Czas podstawienia pojazdu zastępczego w przypadku awarii – 10%

     Czas podstawienia pojazdu zastępczego – 10 pkt

2.1. Sposób oceniania ofert:

- mniej niż 1 godzina od zgłoszenia – 10 pkt

- do 2 godzin od zgłoszenia – 5 pkt

- powyżej 2 godzin od zgłoszenia – 0 pkt

3. O wyborze najkorzystniejszej oferty decyduje najwyższa ilość punktów.

Do wzoru zostanie podstawiona cena brutto za 1 kilometr świadczenia usługi. Wszystkie obliczenia dokonane będą z dokładnością do 2 miejsc po przecinku. Ocenie i porównaniu poddane zostaną oferty nie podlegające odrzuceniu. Za ofertę najkorzystniejszą zostanie uznana ta, która w sumie uzyska największą liczbę punktów.

VIII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY

O wynikach postępowania Zamawiający poinformuje drogą mailową, wzywając wybranego wykonawcę do zawarcia umowy, której wzór stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

IX. WSKAZANIE OSÓB UPRAWNIONYCH DO POROZUMIEWANIA SIĘ Z WYKONAWCAMI

Osobą upoważnioną do kontaktu z Wykonawcami jest Dorota Dębek – Urząd Gminy w Małkini Górnej.

Załączniki:

- załącznik 1 – formularz oferty

- załącznik 2 – informacja na temat doświadczenia

- załącznik 3 – wzór umowy