Zapytanie ofertowe na Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy w Małkini Górnej
Małkinia Górna, dnia 18 lutego 2016 r.
Urząd Gminy w Małkini Górnej,
ul. Przedszkolna 1 ,
tel. ( 29) 644 80 00 , fax ( 29) 74 55 118,
NIP: 759 10 16 225, REGON: 000541701
mail: poczta@malkiniagorna.pl
strona: www.malkiniagorna.pl
Postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone w trybie zapytania ofertowego na „Świadczenie usług pocztowych na potrzeby Urzędu Gminy w Małkini Górnej”
Postępowanie nie podlega ustawie z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (j. t. Dz. U. z 2015 r., poz. 2164 z późn. zm.), a wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych kwoty 30 000 euro (art. 4 pkt. 8 ustawy).
I. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym, w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych oraz ich zwrotów w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1529 z późn. zm.).
2. Przez przesyłki pocztowe, będące przedmiotem zamówienia rozumie się przesyłki listowe o wadze do 2000 g. (Gabaryt A i B):
1) zwykłe ekonomiczne – przesyłka nierejestrowana nie będąca przesyłką najszybszej kategorii,
2) zwykłe priorytetowe – przesyłka nierejestrowana najszybszej kategorii,
3) polecone ekonomiczne – przesyłka rejestrowana będąca przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem,
4) polecone priorytetowe – przesyłka rejestrowana będącą przesyłką listową, przemieszczana i doręczana w sposób zabezpieczający ją przed utratą, ubytkiem zawartości lub uszkodzeniem najszybszej kategorii,
5) polecone z poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka listowa przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
6) polecone priorytetowe ze zwrotnym poświadczeniem odbioru (ZPO) – przesyłka najszybszej kategorii przyjęta za potwierdzeniem nadania i doręczona za pokwitowaniem odbioru,
7) z zadeklarowaną wartością – przesyłka rejestrowana, za której utratę, ubytek zawartości lub uszkodzenie operator ponosi odpowiedzialność do wysokości wartości przesyłki podanej przez nadawcę.
8) gabaryt A – przesyłka o wymiarach:
a) minimum – wymiary strony adresowej nie mogą być mniejsze niż 90 x140 mm,
b) maksimum – żaden z wymiarów nie może przekraczać wysokości 20 mm, długości 325 mm, szerokości 230 mm.
9) gabaryt B – przesyłka o wymiarach:
a) minimum – jeśli choć jeden z wymiarów przekracza wysokość 20 mm lub długość 325 mm, szerokość 230 mm,
b) maksimum – suma długości, szerokości i wysokości nie może być większa niż 900 mm, przy czym największy z tych wymiarów (długość) nie może przekroczyć 600 mm.
3. Zamawiający będzie dostarczał przesyłki listowe do wyznaczonego punktu Wykonawcy w dni robocze w godzinach od 09:00 do 16:00. Przekazanie przesyłek listowych przygotowanych do wyekspediowania będzie każdorazowo dokumentowane przez Wykonawcę pieczęcią, datą w książce nadawczej (dla przesyłek rejestrowanych) oraz na zestawieniu ilościowym przesyłek wg poszczególnych kategorii wagowych (dla przesyłek zwykłych - nierejestrowanych).
Zamawiający będzie wysyłał korespondencję tylko i wyłącznie w imieniu własnym. W każdej sytuacji Zamawiający będzie nadawcą. Zamawiający nie dopuszcza wielokrotności nadań.
4. Zamawiający zobowiązuje się do umieszczenia na przesyłce listowej nazwy odbiorcy wraz z jego adresem (podany jednocześnie w książce nadawczej dla przesyłek rejestrowanych), określając rodzaj przesyłki (polecona, priorytet czy ze zwrotnym poświadczeniem odbioru – ZPO), umieszczania nadruku (pieczątki) określającej pełną nazwę i adres Zamawiającego na stronie adresowej każdej nadawanej przesyłki oraz oznaczenie potwierdzające wniesienie opłaty za usługę.
5. Zamawiający zobowiązuje się do nadawania przesyłek w stanie uporządkowanym tj. przekazania przesyłek ułożonych stroną adresową w tym samym kierunku rejestrowanych wg. kolejności wpisów w książce nadawczej dokonywanych z uwzględnieniem podziału na poszczególne rodzaje usług, przesyłki krajowe i zagraniczne, ekonomiczne i priorytetowe oraz gabaryt A i B; nierejestrowanych w podziale wynikającym z zestawienia ilościowo - wartościowego z uwzględnieniem podziału na wagę przesyłek, gabaryt A i B, krajowe i zagraniczne. Ponadto Zamawiający zobowiązany jest do sporządzenia w dwóch egzemplarzach (jeden egzemplarz dla Zamawiającego i jeden egzemplarz dla Wykonawcy), książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowo – wartościowego przeznaczonego dla przesyłek nierejestrowanych.
6. Zamawiający jest odpowiedzialny za nadawanie przesyłek listowych w stanie umożliwiającym Wykonawcy doręczenie przesyłek listowych bez ubytku i uszkodzenia do miejsca zgodnie z adresem przeznaczenia.
7. Opakowanie przesyłek listowych stanowić będzie koperta Zamawiającego, odpowiednio zabezpieczona.
8. W przypadku gdy przesyłki wymagać będą specjalnego, odrębnego oznakowania lub opakowania Wykonawca zapewni (dostarczy) Zamawiającemu we własnym zakresie wszelkie materiały niezbędne do prawidłowego wykonania przedmiotu zamówienia.
9. Nadanie przesyłek przez Wykonawcę, objętych przedmiotem zamówienia następować będzie w dniu ich odbioru, jeśli nie będzie zastrzeżeń do dostarczonych przesyłek.
10. Wykonawca będzie dostarczał zwrotne potwierdzenie odbioru do siedziby Zamawiającego oraz zwroty przesyłek niedostarczonych wraz z wykazem zwrotów. Wykonawca określi dodatkowo powód niepodjęcia przez adresata przesyłki listowej.
11. Reklamacje z tytułu niewykonania usługi Zamawiający może zgłosić do Wykonawcy zgodnie z postanowieniami rozporządzenia Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468).
12. Wykonawca będzie doręczał do siedziby Zamawiającego pokwitowane przez adresata „potwierdzenie odbioru” niezwłocznie po dokonaniu doręczenia przesyłki, nie później jednak, niż w ciągu 7 dni roboczych od dnia doręczenia przesyłki listowej.
13. Wykonawca zobowiązany jest do honorowania, obsługiwania „zwrotnego potwierdzenia odbioru” stanowiącego potwierdzenie doręczenia i odbioru przesyłki na zasadach określonych w ustawie z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t. j. Dz. U. z 2016 r. poz. 23).
14. Wykonawca jest odpowiedzialny za całokształt, w tym za przebieg oraz terminową realizację przedmiotu zamówienia, do czasu wygaśnięcia zobowiązań Wykonawcy wobec Zamawiającego. Ponadto wykonawca musi posiadać ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej przez cały okres wykonywania przedmiotu zamówienia.
15. Zamawiający nie ponosi odpowiedzialności za szkody wyrządzone przez Wykonawcę podczas wykonywania przedmiotu zamówienia.
16. Ze względu na specyfikę przesyłek rejestrowanych Zamawiającego, wymaga się przestrzegania przez Wykonawcę niżej wymienionych wymogów prawnych w odniesieniu do dokumentów urzędowych w zakresie:
1) Skutków nadania pisma (moc doręczenia) – w szczególności zgodnie art. 57 § 5 pkt 2 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego (t .j. Dz. U. z 2016 r., poz. 23) (termin uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało nadane w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego), art. 165 § 2 ustawy z dnia 17 listopada 1964 r.– Kodeks postępowania cywilnego (t. j. Dz. U. z 2014 r. poz. 121 z późn. zm.) (oddanie pisma procesowego w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z wniesieniem go do sądu), art. 198b ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r., poz. 907 z późn. zm.) (złożenie skargi w placówce pocztowej operatora wyznaczonego jest równoznaczne z jej wniesieniem).
2) Skutków potwierdzenia przyjęcia przesyłki oraz przekazu pocztowego (moc dokumentu urzędowego) – w szczególności zgodnie z art. 17 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j . Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). (potwierdzenie nadania przesyłki rejestrowej lub przekazu pocztowego wydane przez placówkę operatora wyznaczonego).
17. Wykonawca, w przypadku gdy doręczenie przesyłki nie mogło nastąpić z powodu nieobecności adresata, zobowiązany jest pozostawić awizo z informacją tj.:
1) data wizyty doręczyciela,
2) Identyfikator (lub podpis) umożliwiający na jednoznaczne ustalenie danych, osobowych doręczyciela (np. w przypadku reklamacji),
3) informacja wraz z adresem gdzie adresat może podjąć osobiście przesyłkę listową z podaniem godzin urzędowania.
18. Awizo, o którym mowa w ust. 18 jest ważne 7 dni od daty jego wystawienia. W przypadku, gdy adresat nie stawi się we wskazanym punkcie Wykonawcy po odbiór przesyłki, Wykonawca zobowiązany jest ponownie awizować z zachowaniem zasad określonych w ust. 18.
19. Odbierający pismo potwierdza doręczenie przesyłki listowej zgodnie z zapisami art. 37 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1529). Jeżeli odbierający pismo uchyla się od potwierdzenia doręczenia lub nie może tego uczynić, doręczający sam stwierdza datę doręczenia przesyłki listowej oraz wskazuje osobę, która odebrała pismo, i przyczynę braku jej podpisu.
20. W przypadku utraty, ubytku, uszkodzenia przesyłki bądź niewykonania lub nienależytego wykonania przedmiotu zamówienia Wykonawca zapłaci Zamawiającemu należne odszkodowanie i inne roszczenia, zgodnie z przepisami rozdziału 8 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo Pocztowe (t. j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1529) i postanowieniami umowy.
21. Ze względu na specyfikę przedmiotu zamówienia faktyczna liczba oraz rodzaje nadanych przesyłek listowych może ulec zmianie. Zamawiający nie jest zobowiązany do zrealizowania w całości podanych ilości przesyłek. Rodzaje i ilości przesyłek w ramach świadczonych usług będą ulegały zmianie w zależności od potrzeb Zamawiającego, na co Wykonawca wyraża zgodę i nie będzie dochodził roszczeń z tytułu zmian ilościowych i rodzajowych w trakcie realizacji przedmiotu zamówienia. Faktyczne ilości realizowanych przesyłek mogą odbiegać od podanych ilości, zaś każda z usług wskazanych w Załączniku do Oferty – Formularz cenowy musi być dostępna dla Zamawiającego.
22. Rozliczenia za wykonane usługi pocztowe następować będą w okresach miesięcznych, w formie opłaty „z dołu", w terminie 14 dni od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury do siedziby Zamawiającego. Należność zostanie obliczona jako iloczyn ceny jednostkowej zaoferowanej przez wykonawcę w załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego Formularz cenowy za dany rodzaj przesyłki i faktycznej ilości nadanych przesyłek danego rodzaju.
23. Wykonawca zobowiązany jest do wystawiania faktury za wykonane usługi na rzecz Zamawiającego z dokładnym wyszczególnieniem rodzaju usług.
24. Zobowiązania wykonawcy do przestrzegania przepisów dotyczących zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych i zachowania tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego w szczególności:
1) Wykonawca zobowiązany jest do zachowania w tajemnicy wszelkich informacji mających wpływ na stan bezpieczeństwa Zamawiającego,
2) Wykonawca zapewnia przestrzeganie zasad przetwarzania i ochrony danych osobowych zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t. j. Dz. U. z 2015r., poz. 2135 z późn. zm.),
3) Wykonawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne skutki działania niezgodnego z przepisami, o których mowa w ust. 1.
25. Zamówienie musi być wykonane zgodnie z:
1) ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t .j. Dz. U. z 2012 r. poz. 1529),
2) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 29 kwietnia 2013 roku w sprawie warunków wykonywania usług powszechnych przez operatora wyznaczonego (Dz. U. z 2013 r. poz. 545 z późn. zm.),
3) Rozporządzeniem Ministra Administracji i Cyfryzacji z dnia 26 listopada 2013 r. w sprawie reklamacji usługi pocztowej (Dz. U. z 2013 r., poz. 1468 z późn.zm.)
4) innymi aktami prawnymi związanymi z realizacją usług będących przedmiotem postępowania, wydanych na podstawie ustawy i rozporządzenia, oraz, w zakresie nieunormowanym umową, zgodnie z regulaminami świadczenia usług pocztowych zatwierdzonymi przez właściwy organ regulacyjny zgodnie z Ustawą z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (t. j. Dz. U. z 2012 r., poz. 1529 z późn. zm.) oraz postanowieniami zapytania ofertowego.
26. Zamawiający oczekuje, że Wykonawcy zapoznają się dokładnie z treścią wszystkich dokumentów postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Oferty sporządzane niezgodnie z wymogami zaproszenia do składania ofert nie będą badane.
27. Wzór książki nadawczej dla przesyłek rejestrowanych oraz zestawienia ilościowo – wartościowego przeznaczonego dla przesyłek nierejestrowanych zostanie ustalony z Wykonawcą przed podpisaniem umowy.
28. Zamawiający żąda wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom.
29. Zamawiający dopuszcza zlecanie wykonania części zamówienia dalszym podwykonawcom. Wykonawca, który nie jest w stanie z przyczyn obiektywnych lub organizacyjno – finansowych wykonać zamówienia samodzielnie może zawrzeć umowę z innym Wykonawcą na realizację części zamówienia.
30. Zamawiający nie dopuszcza możliwości nadawania przesyłek przez Wykonawcę w imieniu i na rzecz Zamawiającego.
31. Zamawiający nie ma możliwości sporządzania odrębnych wykazów przesyłek dla różnych operatorów pocztowych.
II. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
1. Ustala się termin wykonania zamówienia od dnia podpisania umowy do dnia 31 grudnia 2017 r.
III. WYKAZ DOKUMENTÓW I OŚWIADCZEŃ, KTÓRE NALEŻY ZAŁĄCZYĆ DO OFERTY.
Do oferty załączyć należy:
1) aktualny wpis do rejestru operatorów pocztowych, prowadzony przez Prezesa Urzędu Komunikacji Elektronicznej zgodnie z art. 6 ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. Prawo pocztowe (Dz. U. z 2012 r., poz. 1529) wystawione nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert,
2) aktualny odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji, wystawionego nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem składania ofert.
IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY.
1. Oferta powinna zostać sporządzona zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do zaproszenia do składania ofert oraz podpisana przez osobę/y uprawnioną/e do reprezentacji wykonawcy.
2. Każdy wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę, w której może być zaproponowana tylko jedna cena.
3. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.
4. Dokumenty są składane w formie oryginału lub kopi poświadczonej za zgodność z oryginałem.
5. Wykonawcy będą związani ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się z upływem terminu składania ofert.
6. Przed upływem terminu składania ofert, w szczególnie uzasadnionych przypadkach zamawiający może zmodyfikować treść zaproszenia do składania ofert. Dokonana modyfikacja zostanie niezwłocznie przekazana wszystkim wykonawcom.
7. Zamawiający może zamknąć postępowanie bez wybrania żadnej oferty.
8. Zamawiający może wezwać wykonawcę w terminie nie krótszym niż dwa dni do wyjaśnień treści złożonej oferty lub uzupełnień złożonej oferty.
9. Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia zobowiązani są ustanowić Pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu i zawarcia umowy. Przyjmuje się, że pełnomocnictwo do podpisania oferty obejmuje pełnomocnictwo do poświadczenia za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów załączonych do oferty. Pełnomocnictwo należy przedstawić w oryginale lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem.
V. SPOSÓB OBLICZENIA CENY.
- Cena oferty powinna zawierać wszystkie zobowiązania (koszty) niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia, musi być podana cyfrowo i słownie, z wyodrębnieniem należnego podatku VAT z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
- Wyklucza się możliwość roszczeń wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny lub pominięciem elementów niezbędnych do prawidłowego wykonania zamówienia.
- Cena określona w ofercie powinna obejmować wszystkie koszty niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu zamówienia w tym upusty i rabaty.
- Formularz cenowy stanowi załącznik nr 2 do oferty.
VI. OPIS KRYTERIÓW, KTÓRYMI ZAMAWIAJĄCY BĘDZIE SIĘ KIEROWAŁ PRZY WYBORZE OFERTY.
- Przy ocenie ważnych ofert zamawiający będzie się kierował kryterium ceny.
VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT.
- Ofertę należy dostarczyć do Sekretariatu Urzędu Gminy w Małkini Górnej ul. Przedszkolna 1, 07-320 Małkinia Górna.
- Termin składania ofert upływa dnia 18 marca 2016 r.
- Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
- Wykonawca może przed terminem składania ofert zmienić lub wycofać ofertę.
VIII. SPOSÓB POROZUMIEWANIA SIĘ WYKONAWCÓW Z ZAMAWIAJACYM.
- Oświadczenia, wnioski, zawiadomienia oraz informacje Strony mogą przekazywać sobie faksem oraz za pośrednictwem poczty elektronicznej.
- Osobą upoważnioną do kontaktu z wykonawcami jest Małgorzata Biegaj tel. 29 644 29 89
- Każda ze stron na żądanie drugiej strony niezwłocznie potwierdza otrzymanie faksu lub maila.
- Przed upływem terminu składania ofert zamawiający może zmodyfikować treść zaproszenia do składania ofert.
- Zamawiający przedłuży termin składania ofert, jeżeli w wyniku modyfikacji treści zaproszenia do składania ofert niezbędny jest czas na wprowadzenie zmian w ofertach, o czym zostaną powiadomieni wszyscy wykonawcy.
Załączniki:
Formularz oferty
Formularz cenowy
Wójt Gminy Małkinia Górna
mgr Bożena Kordek
