Zapytanie ofertowe na organizację konferencji na zakończenie realizacji projektu p.n. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Małkini Górnej poprzez udostępnienie internetu 90 gospodarstwom

INW.271.1. 21. 2015

Małkinia Górna dnia 05.11.2015 r.

Zapytanie ofertowe na organizację konferencji na zakończenie realizacji projektu p.n. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Małkini Górnej poprzez udostępnienie internetu 90 gospodarstwom domowym i utworzenie 3 PIAP”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Priorytet VIII Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki, działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion

Szacunkowa wartość zamówienia nie przekracza 30 000 euro. Do niniejszego postępowania ofertowego nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29.01.2004 Prawo zamówień publicznych. (art.4 pkt 8 ustawy).

1. Zamawiający:

Gmina Małkinia Górna

Ul. Przedszkolna 1

07-320 Małkinia Górna

tel/fax 029 644 80 00

www.malkiniagorna.pl

e-mail: poczta@malkiniagorna.pl

2. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest organizacja konferencji na zakończenie projektu p.n. „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Małkini Górnej poprzez udostępnienie internetu 90 gospodarstwom domowym i utworzenie 3 PIAP”, współfinansowanego przez Unię Europejską z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka 2007-2013 Priorytet VIII Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki, działanie 8.3. Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu – eInclusion, dla ok. 200 osób.

1. zapewnienie w dniu uzgodnionym z Zamawiającym (wskazany termin do 19.11.2015 r.) sali konferencyjnej, na co najmniej 2 godziny zegarowe dla ok. 200 osób, w gminie Małkinia Górna, wyposażonej w ekran, rzutnik multimedialny, laptop, wraz z obsługą wskazanego wyposażenia, nagłośnieniem;
2. zaprojektowanie i wykonanie zaproszeń, certyfikatów członków społeczności informatycznej gminy Małkinia Górna;
3. przygotowanie i wysłanie zaproszeń do uczestników konferencji, co najmniej na 7 dni kalendarzowych przed terminem konferencji, zgodnie z listą adresatów uzgodnioną z Zamawiającym,
4. zapewnienie moderatora konferencji oraz prelegenta, w przypadku prelegenta wymagana osoba mogąca pochwalić się dorobkiem w zakresie działań na rzecz budowy społeczeństwa obywatelskiego, społeczeństwa informacyjnego, demokracji lokalnej (osoba prelegenta wymaga akceptacji przez Zamawiającego);
5. zapewnienie oznakowania sali konferencyjnej w trakcie konferencji zgodnie z wytycznymi w zakresie wizualizacji projektów POIG,
6. zapewnienie cateringu dla ok. 200 osób (kawa, herbata, napoje, woda, ciastka, ciasta, paluszki, owoce itp.);
7. prowadzenie listy obecności uczestników konferencji i przeprowadzenie wśród uczestników konferencji badań ankietowych na podstawie ankiety opracowanej w uzgodnieniu z Zamawiającym.
8. zapewnienie ok. 200 zestawów materiałów promocyjnych składających się z teczki reklamowej-ofertowej, 60-stronicowego notesu A4, długopisu (wzór teczki, notesu, długopisu musi być uzgodniony z Zamawiającym i zawierać logotypy oraz informację o współfinansowaniu obowiązujące w ramach POIG).

Wszystkie materiały promocyjne muszą zostać przygotowane zgodnie z wytycznymi                        w zakresie informacji i promocji projektów współfinansowanych ze środków UE tj.: „PRZEWODNIK W ZAKRESIE PROMOCJI PROJEKTÓW FINANSOWANYCH W RAMACH PROGRAMU OPERACYJNEGO INNOWACYJNA GOSPODARKA 2007 – 2013 DLA BENEFICJENTÓWI INSTYTUCJI ZAANGAŻOWANYCH WE WDRAŻANIE PROGRAMU”.

http://www.wwpe.gov.pl/files/POIG/przewodnik_dla_beneficjentow_dot_i_i_prom_proj_wersja_IV2014_czysty.pdf

3. Tryb postępowania o udzielenie zamówienia

1. Do postępowania nie mają zastosowania przepisy ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. – Prawo zamówień publicznych
2. Zamówienie finansowane jest ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, Działanie 8.3 „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu eInclusion”, Oś priorytetowa 8 „Społeczeństwo informacyjne – zwiększenie innowacyjności gospodarki”.
3. Zapytanie zostało zamieszczone również na stronie internetowej Zamawiającego www.bip.malkiniagorna.pl

4. Termin realizacji zamówienia

Wskazany termin konferencji 19.11.2015

V. Warunki udziału w postępowaniu

1. O udzielenie zamówienia może ubiegać się Wykonawca, który:

1)     posiada niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia

2)     znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.

3)      nie podlega wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia ze względu na powiązania osobowe lub kapitałowe z Zamawiającym.

Niespełnienie chociażby jednego z wymienionych wyżej warunków skutkować będzie wykluczeniem Wykonawcy z postępowania. Ofertę Wykonawcy wykluczonego uważa się za odrzuconą.

2. Opis sposobu dokonywania oceny spełniania warunków udziału w postępowaniu.

1)     Zamawiający oceni, czy Wykonawca spełnia warunki, o których mowa powyżej na podstawie złożonych wraz z ofertą oświadczeń i dokumentów wskazanych w rozdziale VI poniżej.

2)      Ocena spełnienia warunków udziału w postępowaniu zostanie dokonana na zasadzie: „spełnia” - „nie spełnia”

VI. Wymagane oświadczenia lub dokumenty potwierdzające spełnianie przez Wykonawcę warunków udziału w postępowaniu:

1. W celu potwierdzenia spełniania warunku, o którym mowa w rozdziale V. ust. 1, punkt 1.1. Wykonawca przedłoży referencje poświadczające, że co najmniej dwie przedmiotowe usługi w wymaganym okresie wykonał należycie.
2. Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 2 do Zapytania Ofertowego,
3. Wypis z właściwego rejestru KRS lub CEIDG

VII. Kryteria wyboru oferty i waga punktowa

1. Dokonując wyboru oferty najkorzystniejszej Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami:

- cena za realizację zamówienia –100 proc. – najniższa cena.

Punkty będą przyznawane wg wzoru:

C_n/C_of.b.x 100 = ilość punktów, gdzie:

C_n – najniższa cena

C_of.b – cena oferty badanej

1. W formularzu oferty należy podać cenę brutto w polskich złotych
2. Cena oferty powinna uwzględniać wszelkie towarzyszące koszty realizacji zamówienia.

VIII. Zasady oceny ofert według poszczególnych kryteriów

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie liczby punktów w oparciu o przedstawione kryteria i ustaloną punktację. Maksymalnie oferta może uzyskać 100 pkt. Punkty będą przyznawane proporcjonalnie.

IX. Miejsce i termin złożenia oferty

Oferty należy składać do dnia 10.11.2015 do godz. 10.00 osobiście lub pocztą w Urzędzie Gminy w Małkini Górnej, ul. Przedszkolna 1 07-320 Małkinia Górna pok nr 3. W tytule wpisując „Przeciwdziałanie wykluczeniu cyfrowemu mieszkańców Małkini Górnej” – oferta na organizację konferencji (liczy się data wpływu). Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

X. Ogłoszenie wyników postępowania

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 10.11.2015. o godzinie 10.15. Otwarcie ofert jest jawne.

Wykonawcy, którzy złożą oferty zostaną zawiadomieni o wynikach postępowania w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w ofercie.

Informacje o wynikach postępowania zostaną opublikowane na stronie internetowej Zamawiającego

XI. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami

1. W postępowaniu Zamawiający i Wykonawcy porozumiewają się w formie pisemnej oraz za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku porozumiewania się za pomocą poczty elektronicznej (po stronie zamawiającego) każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji.
2. Wykonawcy mogą zwracać się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego.
3. Zamawiający niezwłocznie udzieli wyjaśnień na zapytanie Wykonawcy. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami Zamawiający przekaże Wykonawcom, którym przekazał Zapytanie Ofertowe oraz umieści je na swojej stronie internetowej.
4. Zamawiający może zwrócić się do Wykonawcy o wyjaśnienie treści oferty lub dokumentów wymaganych od Wykonawcy
5. Zamawiający może w każdym czasie z ważnych przyczyn postępowanie unieważnić.
6. Ze strony Zamawiającego osobą uprawnioną do kontaktowania się z Wykonawcami i udzielania wyjaśnień, codziennie w dni robocze jest: Adam Pławski,  email:aplawski@malkiniagorna.pl

Pełna treść ogłoszenia w wersji do edycji